パソコン素人が困らない！各メールソフトの設定方法や用語（独自ドメイン向き）

オリジナルのホームページを作成する時に、まず決めないといけないのが「ドメイン」です。
ドメインはサイトURLの「http://◯◯◯.◯◯」の「◯」の部分にあたります。
レンタルサーバーを契約してホームページを作成した場合、同じ独自ドメインでメールアドレスを取得する事もできます。要は御社のオリジナルメールアドレスですね。
最近では「会社のパソコン」「自宅のパソコン」「手持ちのモバイル端末（スマホやタブレットなど）」の設定する方も多いと思います。

メールアドレスを取得するのは、レンタルサーバーのコントロールパネルより簡単に取得できますが、自分のパソコンに取得した独自ドメインのメールアドレスを設定するのは、パソコン素人の方には少々敷居が高い気もします。
弊社では、大阪府内なら御社に訪問し、メールアドレスを取得するサービスも実施していますが、メールアドレスを取得した都度、訪問しメールアドレスをパソコンに設置するのは大変です。

メールの仕組みや難しいことは置いておいて、自分の手持ちの端末にオリジナルのメールアドレスを設定する最低限の知識を抑えておけば、業務も捗るのではないかと。

メールアドレスを設定する一般的なメールの用語

ホームページを作成した後に、独自ドメインのメールアドレスを取得した際に制作会社から届くメールアドレスの情報を元にメールアドレスの設定をしていきます。その際によくわからにない用語がでてくると「?」となりますが、ほとんどの場合は以下の情報が提供されます。

メールソフト

メールを受信・送信するためのアプリケーション（ソフト）です。Windowsの場合は「Windowsメール」Macの場合は「Mail」という標準アプリがあり、Microsoft社の「Outlook」やMozillaの「Thunderbird」などが有名です。
特に「このメールアドレスはこのメールソフトでは設定できません」という規定はないので、使い勝手のいいメールソフトを選べばいいと思います。個人的にはWindowsの場合は「Thunderbird」がオススメかと。無料ですし。

メールアカウント

メールサーバーにアクセスするための使用権の事です。
メールアドレスと同じものが割り振られている場合もありますが、「＠」の前の部分だったり、サーバーIDが前についたりと、命名規則はレンタルサーバーによって様々です。SNSでログインする時にIDが必要になりますが、それと同じよう物と思っていただければいいかと。

パスワード

メールサーバーにアクセスするためのパスワードです。メールソフトによっては、メールアドレスとこのパスワードを入力し、メールサーバーにアクセスする場合もあります。このパスワードは、メールアドレスを設定後メールソフトに聞かれる可能性があるので、紛失しないようにキチンと保管するようにしましょう。

POPとIMAP

メール設定をする際にプロトコルを「POP」にするか「IMAP」にするか、聞かれます。
レンタルサーバーによって推奨しているプロトコルは違いますが、IMAPの方が比較的新しい種類のプロトコルです。

２つのプロトコルの違いは
「POP」は受信したメールをメールソフトごとにダウンロード
「IMAP」は受信たメールをサーバーに保管。

「POP」は一度受信したメールはサーバー上から消されるため、複数端末で管理す場合位は「サーバー上にメールを残す」設定をする必要があります。1端末での管理の場合はサーバーにメールが残らないので、容量いっぱいになるのを防いでくれます。

「IMAP」は全てのメールがサーバー上にあるので、メールソフトで削除してもサーバーに残っています。
メリットとしては、送信や下書きなどのデータも他の端末と同期されるので、一度読んだメールでも新着メールにならないので管理がしやすい。ただし、定期的にサーバー内を整理しないと容量が膨れ上がってしまい、メールの送受信ができなくなってしまいます。自分のメールアドレスのサーバー容量がどれぐらいか把握しておく必要があります。

受信サーバー（POPサーバー）

そのものずばりメールを受信するようのサーバーです。
お家の郵便受けのようなものです。各サーバー内に自分専用のポストが設置されていて、メールアドレス（住所）を手がかりにメール（はがき）が届くという仕組みです。

送信サーバー（SMTPサーバー）

こちらもずばりメールを送信するサーバーの事です。
郵便局のポストのようなもので、投函したハガキを郵便局員（送信サーバー）が各メールアドレスに届けてくれる仕組みになっています。

ポート番号

コンピューターが通信に使用するプログラムを識別するための番号です。
メールを受け取るにはこのポート番号、メールを送るにはこのポート番号と、別々に割り振られています。
デフォルト値では送信（SMTP）は「25」で受信（POP）は「110」が割り振られている事が多く、各レンタルサーバーによって、指定のポート番号を指定する必要があります。

各メールソフトの設定方法はレンタルサーバーによってマチマチ

まったく違うわけではないのですが、各レンタルサーバーやメールソフトによって設定が微妙に違います。
「A」の場合はSMTPのポート番号が「587」だったり、ある項目にチェックを入れないといけなかったりと、メールの送受信ができない原因のほとんどは、設定がどこか間違えていることが多いです。

長くメールを使っていて、いきなりメールが届かなくなったという場合はメールサーバーの容量がいっぱいになってしまっている場合があります。最近は1つのメールアドレスに割り振られるメール容量も増えてきていますが、一昔前は100M（メガ）ぐらいが基本で、データのやりとりを連続で行うと、すぐにメールの容量が満タンになってしまい、業務に差し支える事もあります。
お使いのメール容量を把握した上でのメールソフトのご使用を行って下さい。
前述しましたが、弊社ではメールアドレスの設定なども、御社に訪問させていただき、設定するというアフターサービスも行っております。お気軽にお問い合わせ下さい。